【総合商社】出張報告の徒然①~新人・若手の心を蝕む通過儀礼~
どうも、ドチです🐱
なんとか今週も乗り切りましたね〜🏄💦
ジツは、、水木のどちらかに本記事を投稿できると思ってたのですが、、
急にとある案件にかんする海外からのテレビ会議の依頼があり、、
水曜に投稿できず、木曜もそのつづきがあり〜ので、、
昨夜は20:00にキゼツし就寝🛌💤
そんなこんなで、結局、本日の投稿になりました😞ﾊｧ
ま、キラクにいきましょう。
さて、先月にひさびさの記事の投稿を再開してから、なんとなく時事ネタといいますか、
マジメ系記事を書いちゃってきたのですが、
今回はラクに書かせてもらいます✏️
📄出張報告📄
それは、出張の多い総合商社の社員にとって、さけて通れない通過儀礼ですね。
海外・国内を問わず、出張が終われば必ず提出を求められる。
そして先輩・上司から、いろんな角度で怒られる⚡️👴👨⚡️
実は、先日、愛する後輩クンがえじきになっている光景をしっかり横目でみてましてね👀
昔を思い出すわけですよ😺
そんなわけで、今回の記事は「出張報告」にかんしてツラツラと書いていきます✈️
業界の現役社員として、昔と今をくらべた実態や、アホ話をまじえたリアルなエピソード付きでおくるエンタメ的な記事です。
他業界の社会人の読者さんや、もちろん、業界に興味を持つ学生の読者さんに読んでもらえるとウレシイです。
それでは早速見ていきましょう🚀(記事の長さ：フツー(2-3分程度))
目次
- 商社パーソンの出張報告ってなに❓
- たとえばこんな感じ(食料担当者のアメリカ出張🗽)
1. 商社パーソンの出張報告ってなに❓
出張報告って単なる旅行記でもなければ、
経費精算のオマケでもないわけですね🖐️
出張で得た情報を整理し、超超忙っしい部長(👴💦ﾋｰﾋｰ)に
📄「マジ、今回の出張やばかったです。担当商売にとってめっちゃ価値あるものだったっす」
ってインプットする、世間様でいう、いわば ミニ企画書みたいなモンです。
(この章は、ここから少し「商社パーソンの出張報告とは❓」的な記述がつづくので、具体例を読まれたいかたは第2章へ読み飛ばしてください〜🙏)
出張の目的っていろいろあるんですけど、
わかりやすいので言えば、
- 新たなビジネスの芽を探すこと
- 担当している既存の取引の条件改善に繋がるような交渉材料を持ち帰ること
- 実際、対面で交渉してきて新しいビジネスをつくる/既存の商売の利益を改善する
とかですかね〜。
現場でひろった細かい数字やウワサ話を、数億円規模の利益につなげるのが商社の仕事🧮
なので、出張報告は単なる「行ってきました日記」じゃないんですね🖐️
そうではなく、
👩「私の出張は大きな意味があったから、これを基に次はこうさせて/また次回行かせて‼️」
みたいな訴えでないといけない。
ちなみに、各商社、また、同じ商社内でも部門や部署単位で異なってくると思いますが、
多くのケースで宛先は部長(👴)。
課長と連名になるケースもあるんですが、つまり、言いたいのは、
原則、「ふだん、自分の担当している商売の細部まで把握しているわけがない」部長様相手🔥
って話。
なので、報告書は、
「現場の100を『部長が5分で理解できる3つの要点』に圧縮する作業✏️💦」
なのです。
しかも、そこに、
①何を目的に出張したのか ②そこで何を得たのか ③その収穫がなぜ有意義なのか ④次に何をするべきか ⑤どのスケジュール感で実行するか
みたいなエッセンスを入れ込んで、なるべくワードファイル1ページにまとめる感じ。
誤字脱字、体裁整ってなかったりしようものならコ○ス(ww)
・・おっと、このあたりは次回の続編でくわしく☺️💦
なにが言いたかったかというと、
ここまでしてようやく、部長にとっての良い出張報告になるわけです🖐️
2. たとえばこんな感じ(食料担当者のアメリカ出張🗽)
大豆担当の業界社員が米国へ出張した場合を例に、
なんとなく一例をあげてみましょうか💪
大豆担当のペーペー社員A君(👦)。
彼が米シカゴとアイオワとかに出張してきたとしよう✈️🇺🇸
報告書にはこんなストーリーが求められる(超フィクション)。
まず目的。
📄「米国産大豆の新シーズンの作柄状況を確認し、現地エレベーター業者との価格条件改善を交渉するため」
と、カンケツに書く。
次はやはり結論(成果)。
とにかく、まず目的は達成されたのか、もうブチョー様はそれしかキョーミないのに、、
少なくない数の若手がここでつまづく👠💦
📄「現地農家や取引先との面談で『今年は干ばつの影響が小さく、作柄は平年並み。エレベーターの在庫水準は高めで、輸出圧力が強まっている』という情報を得た。さらに、現地業者から『長期契約ならFOB価格を1%下げる用意がある』との発言も引き出した。」ｷﾘｯ
部長👴(・・ほう❗️)
めちゃくちゃキョクタンに言うと、けっこうこの最初の4-5行で部長が理解してくれたらもう成功👏
あとは読まれない可能性の方が高い📈
でもそれでいい👍
だってそれ以降の文章は、実質、課長や課内のチームに読んでもらうために書いてるし。
学生の読者さん👧「え、そんなもん？アタシでもできるやんそんなの」
って思うじゃないですかぁ〜⁉️
でもね、
意外と、、
出張ってめちゃくちゃいろんな情報を得るもんなんですよ。
A君👦(え⁉️これは思いがけない儲かりそうな情報だ‼️🤩)
とかいきなり出てきて、
目先の商売の戦略や、シゴトの優先順位が変わるような発見とかとか。
そんな出張先からの帰路で、何が要点なのか、そして、
その要点をギューーーっと圧縮して、スーパーわかりやすい目的と成果を書くって、
けっこうムズいもんなんです💦
課長👨🦰「現地からチャットや電話で途中報告入れてくれてた内容を考えると、そこ要点じゃなくね❓大丈夫❓」
とかなるし。
ともあれ、つづきを。。
成果を補足する感じで、それがなぜ有意義かを示す。
📄「FOB価格1%の引き下げは、当社の年間取扱量に換算すると約1億円のコスト削減に相当」
ここで重要なのは、「数字には目がいきやすい」という事実👁️🔍
部長👴(・・なに⁉️1億円だとぉ〜⁉️🤤)
身を乗り出す部長。
テンションは最高潮。
ただ、最悪なのはここに計算ミスがあったとき⚡️⚡️⚡️
A君👦「課長、3ヶ月前の報告書に書いた数字、1億円じゃなくて10百万円の誤りでした😋💦ﾃﾍﾍﾟﾛ」
課長👨🦰「・・・それは聞かなかったことにする。ﾅﾝﾄｶｾｪｰ💢」
=後日=
部長👴「死刑✝️🪦。ふざけんな。今年度最後の部の決算予想の数字、出したばっかだぞ。ﾅﾝﾄｶｾｪｰ💢👨🦰💦👦💦」
・・・
数字は気をつけなければならない。
話を戻します。
最後に書くべきは次のアクションとスケジュール。
📄「早急に契約条件を精査し、来月の契約更改交渉に臨む。1週間以内に社内検討→2週間後に現地業者と再交渉開始。翌月再訪のうえ新条件への合意を目指したく」
こんな感じです。
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いかがでしたでしょうか❓
1本の記事でまとめたかったのですが、
ちょっとこのテーマも書いてると熱が入っちゃいますね😀💦
長くなったので、次回は続編として、筆者のザコ体験談をふんだんにさらけ出す感じにしますんで、
ぜひ引き続きご愛読お願いします✨
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